Diary over Finite Fields

515ひかるの日記と雑文

やること管理のはなし

最近のやること管理の話。やることは仕事とかプライベートでやりたいこととかいろいろあるので、やることを終えていくために何をしているのかという話を書こうと思う。

とはいえ、やること管理って永遠に好みが変化し続けるので、あくまで最近やっているやり方ということで。

日常的なタスク(習慣)

ゴミ捨てとか、曜日ごとにどの運動をするのかとか毎週やると決まっていることを iOS のリマインダーアプリで管理している。watchOS とか macOS からも使えるけど基本 iPhone からしか操作しない。以前は Todoist を使っていたんだけど、大して機能使いこなせていなかったので OS 標準のでいいやと思ってそこに落ち着いた。

本当にシンプルな TODO アプリとして使っていて、期日の設定とタイトルをつけるのと、Done のマークをつける機能しか使っていない。サブタスクも作らないし説明も書かない。タイトルですべてが把握できる粒度のタスクにのみ使うようにしている。

「やった」か「やってない」かのどちらかしかあり得ないタスクにしか使わない、というのもコツだと思う。手をつけたけどまだ途中、みたいなのは ToDo リストでは表現しづらいので。

予定管理

Google カレンダーに登録している。日程調整で Calendly を使うことがあるけれど、めったに使わないかな。

calendly.com

予定が決まったら登録する、ということは仕事で習慣化しているので登録忘れて困ったって思ったことはない気がする。

今日やること

毎朝、今日やることを付箋にボールペンで書き出している。この付箋には仕事のタスク、買い物、人と会う予定などなんでも箇条書きで書いている。終わったことは赤線で二重線を引いて消す。

アナログ運用をあえてやっていて、なんだかんだ手を動かして、自分で線を引いて終わった、と印をつけるのが達成感があってよい気がする。

そして毎日捨てている。捨てる、というのが大事だと思っていて捨てやすいようにアナログにしている。捨てることで忘れているような気がする。今日のことを明日まで持ち越さなくていいわけで、それを物理的に表現しているのがやっぱいい。

そのほかのいろいろやること

仕事と上記に書いたことを除けば、個人のタスクは Inkdrop で管理している。

Inkdrop は Markdown で書けるノートアプリで、便利に使っている。タスク管理アプリでもプロジェクト管理アプリでもないけれど、ノートの各デバイスへの同期が強力だったりして書き始める敷居をとにかく下げてくれるのが個人的に気に入っている。デスクトップマシンで途中まで書いて、てラップトップで続きを書くとかままあるけれど、何も意識しなくても同期されていくのが便利。

Inkdrop 自体の説明はこれくらいにしておこう。僕は Inkdrop でいろいろな粒度のやることを書いているけど、大きく分けて下記の 2 種類がある。

  • 思いついたこと
  • 中長期で腰を据えて取り組むこと
    • 手をつけてから終わるまでに何日か要するもの

思いついたこと

思いつきはだいたいタスクになる。Inbox というノートを作っておいて、思いついたときに思いついたことをとにかく書く。

ふわっとこんなことやりたいなとか、思ったことを思ったときに書く。形にしたい、実際にやりたいと思ったらタスク化するし、Inbox のまままとまらなかったら捨てる。

ちなみにこの記事も Inbox にふわっと書き始めたことからスタートしている。

中長期で取り組むこと

「5月の目標」みたいなノートが作ってあって、そこに次の 3 つのセクションをつくって箇条書きにしている。

  • 絶対にやりたいこと
  • できればやりたいこと
  • いつやってもいいこと

自分のやりたいことをこれで優先順位つけて、休日に一覧を見てどれをやるか選ぶ、みたいな仕組みになっている。

Description とか補足情報とかサブタスクへの分割とかは、 Inkdrop がノートアプリ、というか Markdown で書けるのでそのときの気分で好きなようにやっている。セクションごと分けたければ Markdown で見出しをつけるし、箇条書きをいっぱい書いても良いし、ノートごと分けてもいい。

いつやってもいいことには例えば面白そうだと思ったゲームとか小説とか漫画とかを書いているけれど、いつやってもいいという名称の通りたまりがち。たまにもう興味ないかな、と思ったものは消費もせずに消している。人生は有限だしね。

DONE リスト

最後に仕事の話を少しだけ。やること管理じゃないけど。

以前は仕事では TODO リストを別途作っていたんだけど、あまりに TODO が増えすぎるし、仕事のプロジェクト管理ツールとかと二重管理になるので、TODO として管理するのをやめた。

この頃は終わったことを箇条書きでまとめる DONE リストを作っている。日報のように毎晩作っている(yyyy-mm-dd にやったこと、みたいなタイトルで作ってる)。

TODO リストだとやらなかったものは残るし、TODO が減ることなんて基本的にはない環境で生きている*1ので管理がどんどん煩雑になっていく。でも DONE リストであれば終わったことだけがそこに残るので、DONE リストを管理・メンテナンスする必要はない。

また、朝想定していた内容が手をつけたけど終わってない、みたいな中途半端な進捗状況も、DONE リストなら終わったところまで書けば良いので書くときに迷わない。1 日でやったことがけっこう正確に可視化されていくのでいいなと思っている。

運用としては、僕は毎朝、昨日やったこと、今日やることを Slack の分報チャンネルにポストするようにしていて、それは Slack のワークフローで実現している。そのワークフローで 自分に勤怠システムで出勤の打刻と DONE リスト作成を促すメッセージを送るように設定していて、そこからコンフルの DONE リストの Draft を毎朝作っている。

Slack のワークフロー、ちょっとクセがあるけど便利。

まとめ

いくつかの粒度にわけてタスク管理はアプリを使いわけていたり、特に「今日」に焦点を当てて付箋を使ってやることやできたことを可視化しているという話でした。

やることってなぜかやってもやっても減らないのだけど、やることをやっているという状態が可視化されるだけでも精神衛生上良いので、今みたいに可視化できている状態は気に入っている。

自分の中で特に気に入っているのは毎日やることを付箋に書くことで、そりゃたまに忘れることもあるけれど、やっぱり自分がその日やると決めたことをちゃんと終える、というのは大事なことだなと思う。達成感もあるし、「今日は遊ぶ日!」と決めて遊ぶのと「やりたいことあったのに人に誘われてつい遊んじゃった……」じゃやっぱりその日気持ちよく眠れるかが変わる。

この辺の話は『時間術大全』(原題: Make Time)に書いてあるし、めちゃくちゃ影響を受けていると思う。

そしてこの記事も書くぞ、と決めてちゃんと書き上げて公開することができた。またひとつ達成をした。めでたしめでたし。

*1:仕事をすればするほど、仕事は増える。